รู้จักกับ Action Priority Matrix เครื่องมือสำหรับองค์กร เพื่อช่วยตัดสินใจ ว่างานไหนควรทำก่อน
หลายๆ คน คงคุ้นเคยกันดีกับ Eisenhower Matrix ที่เป็นตาราง 2 x 2 ที่มีแกน Y บอกว่า งานที่เราจะทำเป็นงานที่สำคัญ มากน้อยแค่ไหน และแกน X บอกว่าเป็นงานที่เร่งด่วน ขนาดไหน ซึ่งหน้าตาก็จะประมาณนี้
โดยผลลัพธ์ของการใช้ Matrix นี้ก็เพื่อช่วยเราตัดสินใจได้ว่า งานไหนที่เราต้องทำตอนนี้ (Do) งานไหนที่เดี๋ยวเราค่อยคิด (Decide) งานไหนที่ให้คนอื่นช่วยทำได้ (Delegate) และงานไหนที่ต้องเลิกทำซะ (Delete)
ซึ่งเครื่องมือนี้ก็ใช้งานกันอย่างแพร่หลาย ทั้งในการใช้งานส่วนบุคคล และงานในระดับองค์กร เช่น การเลือก Project ที่ต้องทำ การเลือกงานที่ต้องแก้ การตัดสินใจมอบหมายงาน แต่ Eisenhower Matrix จะใช้งานได้ดี ก็ต่อเมื่อเราสามารถตัดสินใจได้แล้วว่า งานไหนเป็นงานเร่งด่วน งานไหนเป็นงานที่สำคัญกว่า
แน่นอนว่าถ้าเป็นงานส่วนตัว เราก็จะเป็นคนที่ตัดสินใจเอง แต่พอเป็นงานขององค์กรขึ้นมา ที่เราไม่ได้เป็นคนตัดสินใจคนเดียว แต่มีทีมร่วมอยู่ในองค์ประกอบของการตัดสินใจด้วย เวลาเราต้องเลือกว่าจะทำงานอะไร ก็เลยจะมีคำถามประเภทนี้เกิดขึ้นมา
“ทำไมงานนี้ถึงสำคัญนะ แล้วใครเป็นคนบอกว่าสำคัญ”
“งานนี้เป็นงานสำคัญ แต่เร่งด่วนต้องทำเลย เฮ้ย แต่มันใช้แรงในการทำเยอะมากเลยนะ จะคุ้มเหรอ”
“งานนี้ ทำแล้ว User จะได้อะไร”
คำถามเหล่านี้ คือมุมมองของ Impact กับ Effort ซึ่งเป็นอีกมุมมองที่เราต้องคิดเสมอ เวลาเลือกงานที่เราจะทำ เพราะการบอกได้ว่า งานไหนเกิดประโยชน์ และงานไหนใช้แรงน้อย ซึ่งการมีเกณฑ์ในมุมมองของ Impact กับ Effort เพิ่มขึ้นมา จะช่วยให้คนในทีม เห็นภาพ และยอมรับการตัดสินใจเลือกงานที่จะทำ มากกว่าการบอกเฉยๆ ว่างานนี้สำคัญนะ หรืองานนี้เร่งด่วนนะ
แต่ การที่บอกได้ว่าอะไรมี Impact สูง หรือ ใช้ Effort น้อย ก็จะมีปัญหาใหม่ตามมาว่า
แล้วเราต้องทำอะไรก่อนหล่ะ
แน่นอนว่า ทุกทางออก มีปัญหา เอ้ย!!! ทุกปัญหา มีทางออก — เมื่อมีปัญหาใดๆ ขึ้นมาในโลกใบนี้ ก็ต้องมีคนคิดหาวิธีหรือเครื่องมือไว้แล้ว ซึ่งพระเอกของเราในวันนี้ก็คือเครื่องมือที่ชื่อว่า
Action Priority Matrix
Action Priority Matrix คืออะไร
Action Priority Matrix เป็น ตาราง 2 x 2 หน้าตาเหมือนกับ Eisenhower Matrix เป๊ะ เพียงแต่ แกน Y จะเป็น Impact (ผลที่ได้) ของงานที่เราจะทำ ส่วนแกน X จะเป็น Effort (แรงที่ใช้) ซึ่งเป็นมุมมองที่เรากำลังจะเอามาพิจารณา พอมี ตาราง หรือ Matrix 2 x 2 เกิดมาแล้ว ก็ต้องมีนิยามของแต่ละ Quadrant หรือ จตุภาค (ครูเลขผมเรียกอย่างนี้อะ)
เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามารู้จักนิยามและตัวอย่างของงานในแต่ละ จตุภาค กันดีกว่า
จตุภาคที่ 1 Quick wins (ใช้แรงน้อย แต่ได้ผลมาก)
Quick wins เป็นงานที่ใช้แรงน้อย แต่ได้ผลมาก เป็นงานที่ควรจะต้องหยิบมาทำก่อน เพราะเรียกได้ว่า คุ้มค่ากับเวลาที่ลงไป และควรจะทำให้บ่อยๆ หลายๆ งาน ที่มี Impact สูง มองตอนแรก อาจจะเหมือนว่าต้องใช้แรงมาก แต่ให้เราลองหาท่าดีๆ อาจจะมีท่าใหม่ๆ ที่ทำให้งานนี้เป็นงานที่ใช้แรงน้อยก็ได้
หรือบางงานที่ดูเหมือนใช้ Effort มาก อาจจะเป็นเพราะความรู้สึกของเราเองที่รู้สึกว่ายาก และใช้แรงมาก หรือเป็นช่วงที่เราเหนื่อยๆ มาก ก็อาจจะมองว่าใช้ Effort สูงได้ อันนี้ต้องมองให้ดี เพราะจริงๆ แล้ว อาจจะเป็นงานที่ใช้แรงไม่เยอะก็ได้
วิธีการรับมือกับงานกลุ่มนี้คือ
- ทำซะ รีบทำให้เสร็จ
- ทำให้บ่อยๆ
- หางานแบบนี้มาทำเยอะๆ อาจจะใช้เวลาสัก 5 นาทีในการ brainstorming หางานกลุ่มนี้มาทำทุกสัปดาห์ดูก็ได้
จตุภาคที่ 2 Major Projects (ใช้แรงมาก และได้ผลมาก)
Major Projects เป็นงานที่ได้ผลมากเช่นกัน แต่ต่างกับ Quick wins ตรงที่ใช้แรงมากตามไปด้วย หรือเป็นกลุ่มตามผลกรรม ซึ่งงานกลุ่มนี้ มักจะเป็นงานกลุ่มใหญ่ที่เราใช้เวลาในแต่ละวันข้องเกี่ยวด้วย มักจะเป็นงานที่คล้ายกับ กลุ่ม ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ ใน Eisenhower Matrix ที่ต้องการ การวางแผน และการตัดสินใจ ตัวอย่างงานกลุ่มนี้ ก็จะเป็นพวก Refactor Code, Release New Product, วาง OKRs, คิดกลยุทธ์ของปีถัดไป
วิธีการรับมือกับงานกลุ่มนี้คือ
- กำหนดเวลาในการทำ
- วางแผน และพยายามทำให้ภาพของผลลัพธ์ชัดเจนที่สุด
- กำหนดวันที่จะต้องทำให้เสร็จให้ชัดเจน เผื่อว่าจะวางเวลาไว้ทำทีหลัง
- แตกงานให้เป็นก้อนย่อยๆ แต่ละงานย่อยควรจะใช้แรงน้อยลง
- ทำงานย่อยที่ block งานอื่นๆ ก่อน
จตุภาคที่ 3 Fill-ins (ใช้แรงน้อย แล้วก็ได้ผลน้อย)
Fill-ins เป็นงานกลุ่มที่ใช้แรงน้อย แล้วก็ได้ผลน้อย เป็นกลุ่มตามผลกรรม เหมือน Major Projects งานกลุ่มนี้มักจะเป็นงานที่จำเป็นต้องทำแน่ๆ แต่เกิดประโยชน์ต่อชีวิตน้อยมาก (ตัวอย่างเช่น Update App หรือ Update Windows อย่างหลังไม่แน่ใจว่าใช้แรงน้อยจริงไหม) ให้ถามตัวเองหรือทีมอยู่เสมอๆ ว่างานนี้จำเป็นจริงไหม ถ้าสุดท้ายแล้วไม่จำเป็น ก็โยนไปจตุภาคที่ 4 ได้เลย
วิธีการรับมือกับงานกลุ่มนี้คือ
- ทำช่วงพัก Break Meeting สัก 15–30 นาที
- ทำช่วงที่ทำงาน Major Projects มาเดือดๆ แล้วอยากทำอะไรพักสมอง
- ทำเพื่อช่วยเสริมพลังใจ เวลาที่ต้องการให้งานอะไรเสร็จสักอย่าง
จตุภาคที่ 4 Thankless tasks (ใช้แรงมาก แต่กลับได้ผลน้อย)
งานกลุ่มนี้ ถ้าแปลเป็นไทยแบบตลกๆ หน่อย จะแปลได้ว่าเป็นงานอกตัญญู คือลงแรงไปเยอะมาก แต่กลับได้ผลลัพธ์นิดเดียว หรือไม่ได้ผลอะไรเลย เป็นงานที่ควรหลีกเลี่ยงในการคบค้า หรือใช้เวลาด้วยเป็นที่สุด
วิธีการรับมือกับงานกลุ่มนี้คือ
- อย่าทำ
- มอบหมายให้คนอื่นทำ
- จ้างคนอื่นมาทำ
- ถ้าต้องทำเอง ก็หาท่าที่ทำให้มันสนุก เหมือนเป็นการให้รางวัลตัวเองด้วยงาน (ทำไมมันดูแปลกๆ)
4 ขั้นตอนในการสร้างและใช้งาน Action Priority Matrix
- เขียนรายการงานที่ต้องทำทั้งหมด
- ให้คะแนนงานแต่ละอย่าง ตาม Effort และ Impact ตามใจชอบ เช่น 1–10, 1–5 ก็ได้ โดยที่ 1 คือเป็นค่าน้อยสุด ตัวอย่างเช่น Effort = 1 คือใช้แรงทำน้อยจัด หรือ Impact = 10 คือผลลัพธ์สูงชะลูด แล้วใส่ Scale นี้ใน Matrix ของเรา
- เอางานของเราใส่ใน Quadrant ตามคะแนน Effort และ Impact
- จัดลำดับความสำคัญดังนี้
- ให้เริ่มจากทำ Quick Wins ก่อน
- เวลาที่เหลือให้เอามาทำ Major Projects ซึ่งจะเป็นเวลาส่วนใหญ่ของงานที่เราทำ
- ถ้ายังมีเวลาเหลือ ให้เอามาทำ Fill-ins หรือถ้าไม่มีเวลา ให้ส่งให้คนอื่นทำ หรือโยนทิ้งซะ
- หลีกเลี่ยงงาน Thankless tasks เราไม่ควรเสียเวลาชีวิตแม้แต่วินาทีเดียวในการทำสิ่งนี้ (โหดร้าย)
ทั้งนี้ทั้งนั้น บริบทของแต่ละองค์กรไม่เหมือนกัน การมอง Effort และ Impact ก็ย่อมไม่เหมือนกันด้วย งานที่ดูเป็น Quick Win ขององค์กรหนึ่ง ก็อาจจะกลายเป็น Major Projects ของอีกที่ได้ ลองเอาไปใช้กันดูครับ เผื่อถ้าใครยังหา Framework เพื่อช่วยตัดสินใจงานในองค์กรไม่ได้ ลองเริ่มต้นด้วย Action Priority Matrix ดูก่อน เผื่อจะติดใจครับ
Source
https://www.lucidchart.com/blog/priority-matrix-project-management
https://thinkinsights.net/consulting/action-priority-matrix
https://chisellabs.com/glossary/what-is-the-action-priority-matrix
